Voor de facturatie aan de Politie is een proces ingericht waarmee factuurgegevens uit het Banqueting-platform geautomatiseerd kunnen worden verwerkt tot projectfacturen in AFAS Profit. Hierbij wordt de opdrachtgeverreferentie (Planon-nummer) meegenomen zodat deze op de uiteindelijke factuur wordt weergegeven. [Food&I - P...ratie v1.2 | PDF]

De gebruiker exporteert de gegevens vanuit Banqueting en plaatst deze in het importsjabloon. Het sjabloon zet de gegevens automatisch om naar een AFAS-importbestand. Vervolgens wordt het CSV-bestand via Projecten → Import Project → Factuur geïmporteerd met behulp van de importdefinitie Import factuur Politie, waarna AFAS direct projectfacturen aanmaakt.

Er is een Excel-importsjabloon ontwikkeld waarin de Banqueting-export op het tabblad DATA wordt geplakt. Het sjabloon bevat formules die de gegevens voorbereiden voor AFAS en genereert op het tabblad AFAS Import een CSV-bestand voor import. Daarnaast zijn een specifiek verkooprelatieprofiel, een importdefinitie en een aangepast projectfactuurrapport ingericht. De opdrachtgeverreferentie wordt hierbij gekoppeld aan de factuurgegevens zodat deze correct wordt verwerkt op de uiteindelijke factuur.

De Banqueting-gegevens worden op een uniforme en gecontroleerde wijze verwerkt tot projectfacturen in AFAS. De opdrachtgeverreferentie wordt automatisch opgenomen en is zichtbaar op zowel de PDF-factuur als de UBL-factuur. Daarnaast worden factuurregels automatisch gegroepeerd op basis van de ingestelde sleutels binnen de importdefinitie.